Долгие и нецелевые собрания никому не нравятся. Если вам нужно составить повестку дня, позаботьтесь о том, чтобы избежать этого. Создайте ясную повестку, обозначьте все темы для обсуждения и установите время на каждую из них. Следуя этому плану, вы сможете провести встречу эффективно и не тратить драгоценное время коллег.
Разработаем основной план
Шаг 1. Соберите мнения коллег.
Попросите коллег поделиться своими мыслями. Люди будут более вовлечены в процесс, если смогут влиять на повестку дня. Примите во внимание их предложения и добавьте актуальные вопросы в документ.
- Можно заранее написать электронные письма или провести индивидуальные встречи.
- Начните сбор предложений за 6–7 дней до собрания, чтобы у коллег было время высказать свои идеи. Завершите повестку за 3–4 дня до встречи.
Шаг 2. Определите ключевую цель или цели.
Установите основную цель собрания. У каждого собрания должна быть чёткая задача: принять решение, обменяться информацией, разработать планы или представить отчёт. В противном случае нет смысла его проводить.
- Можно иметь несколько целей одновременно. Например, вы можете прослушать отчёт о ходе работы и затем принять важные решения.
Шаг 3. Сосредоточьтесь на вопросах, касающихся группы.
Сосредоточьтесь на темах, которые затрагивают больше людей. Если вопрос можно решить между двумя коллегами, он не должен входить в повестку. Используйте время собрания на решение вопросов, касающихся всех участников.
- Например, если вам и вашему коллеге нужно обсудить новый проект, лучше организовать отдельную встречу.
- Если вы будете обсуждать вопросы, интересующие лишь пару человек, остальные могут почувствовать, что их время расходуется впустую. Кроме того, собрать всех вместе всегда сложно, так что используйте это время с умом.
Шаг 4. Упрощайте список вопросов.
Уберите лишние вопросы из повестки. Важно правильно определить приоритеты. Не всегда возможно охватить все темы, поэтому оставьте только самые важные.
- Например, нужно обсудить «сроки проектов», «отчёт о ходе работ», «новые проекты» и провести «групповую дискуссию идей». Если времени не хватает, групповую дискуссию можно перенести на другой раз.
- Также вы можете организовать небольшие встречи для вопросов, не попавших в основную повестку.
Шаг 5. Обсуждайте важные вопросы первыми.
Первым делом рассмотрите самые важные темы. При подготовке стоит поднимать ключевые вопросы в первую очередь. Это позволит всем участникам обсудить важные моменты, прежде чем их внимание начнёт угасать.
- Например, вопрос о принятии важного решения может быть обсуждён раньше отчёта о ходе работ (если решение не зависит от результатов отчёта).
- Если собрание должно закончиться раньше, или некоторые участники должны покинуть его до завершения, все ключевые вопросы будут решены заранее.
Шаг 6. Установите временные рамки для обсуждения.
Определите, сколько времени будет отведено на каждую тему. Никто не знает, сколько времени займёт обсуждение, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность встречи и количество тем. Более важным вопросам должно быть уделено больше времени.
- Например, выделите 30 минут на отчёты о ходе работ, 10 минут на обсуждение и 10 минут на голосование по новым срокам.
- Если не установить временные рамки, вы рискуете не успеть рассмотреть все вопросы повестки. Пожалуйста, заранее продумайте временной план, так как может оказаться, что времени не хватит.
- Учитывайте количество участников. Если на встрече 15 человек и выделено 15 минут на обсуждение, то у каждого будет по минуте, чтобы высказаться. Это слишком плотный график, даже если не все захотят говорить.
Подготовим повестку дня
Шаг 1. Начните с заголовка для повестки и встречи.
Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Он должен чётко указывать, о чём идёт речь, и отражать основную тему. Выберите подходящий заголовок и разместите его в верхней части документа. Заголовок должен быть простым и лаконичным.
- Например, можно использовать заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей для нового проекта» или «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменения в сроках проекта».
- Используйте простой деловой шрифт, например, Times New Roman или Calibri.
Шаг 2. Зарезервируйте время для приветствий.
Отведите время для приветствий. На этой стадии участники могут поздороваться друг с другом. Также важно начать собрание и озвучить основные вопросы.
- Если на встрече много незнакомых людей, можно придумать общую тему для обсуждения.
- Если повестка предназначена для крупной встречи (например, конференции), этот этап займет больше времени. На офисном собрании приветствия обычно занимают пару минут.
- Можно также предусмотреть время для возможных изменений в повестке.
Шаг 3. Формулируйте темы в виде вопросов для вовлечения участников.
Сформулируйте вопросы, чтобы заинтересовать участников. Краткие тезисы могут запутать присутствующих. Вопросы создают контекст и помогают заранее оценить ситуацию.
- Например, вместо «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учётом повышения спроса?»
- При необходимости каждый вопрос можно дополнить кратким описанием.
Шаг 4. Указывайте примерное время для каждого вопроса.
Указывайте примерное время для обсуждения каждого вопроса. Это не обязательно, но такой подход поможет участникам подготовиться. В случае необходимости они смогут запросить больше времени.
- Участники смогут сократить свои замечания, если времени будет недостаточно.
Шаг 5. Определите порядок обсуждения вопросов.
Определите порядок обсуждения вопросов из списка. Это задаст направление вашему подходу к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все должны рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все знали, как будет проходить собрание.
- Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учётом повышения спроса?» можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущей ситуации, 15 минут на вопрос ускорения темпов производства, 10 минут на рассмотрение аргументов за и против, и 5 минут на голосование по изменению сроков».
Шаг 6. Назначьте ответственных за каждый вопрос.
Назначьте ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен выступить с обсуждением конкретной темы. Для этого человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите заранее и отразите принятое решение в повестке.
- Если вы будете вести собрание, отметьте этот факт в верхней части повестки.
Шаг 7. Зарезервируйте время для почётных гостей.
Отведите время для почётных гостей. Если на встрече ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, выделите им отдельное время. Каждому гостю следует посвятить один пункт в повестке, даже если они будут участвовать в нескольких темах. Это упростит группировку вопросов и планирование времени.
- Лучше заранее связаться с гостями и уточнить, сколько времени им потребуется. Это поможет избежать неловких моментов и конфликтов.
Шаг 8. Оставьте время для прочих вопросов.
Планируйте время для других вопросов в конце повестки дня. Таким образом, вы сможете узнать, есть ли другие неотложные вопросы для обсуждения. Кроме того, участники смогут возвратиться к некоторым нерешённым вопросам или уточнить детали.
- Этот пункт даст участникам понять, что у них будет возможность затронуть темы, не включенные в повестку.
- Можно также предусмотреть блок вопросов и ответов.
Учитывайте все детали
Шаг 1. Укажите конкретные данные встречи.
Укажите конкретные детали встречи. Не забудьте указать дату, время и место проведения собрания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди заранее знали, с кем они встретятся и поговорят.
- Полезно сообщить о тех, кто обычно присутствует на таких встречах, но не сможет участвовать в этот раз. Дайте понять, что их не будет.
- Приложите карту и инструкции для тех, кто ранее не был на месте проведения встречи.
Шаг 2. Укажите предварительные действия, которые нужно выполнить до собрания.
Опишите подготовительные шаги перед встречей. Возможно, коллегам потребуется изучить определённые материалы или подумать над предложенными решениями. Также можно обдумать ряд вопросов.
- Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчёркиванием, чтобы он не остался незамеченным.
Шаг 3. Проверьте на наличие ошибок перед рассылкой.
Перед отправкой убедитесь, что в повестке нет ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию, и важно, чтобы всё было верно. Этот шаг — не только вежливость, но и признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.
Шаг 4. Разошлите повестку за 3–4 дня до собрания.
Отправьте повестку за 3–4 дня до собрания. Это даст коллегам возможность подготовиться. Не рассылайте документ слишком рано, чтобы он не затерялся в потоке писем.
- Для крупных собраний и конференций повестку нужно обнародовать за несколько месяцев.
