Обучение новых сотрудников — это важнейшая задача для любого бизнеса. Неправильная подготовка может привести к недовольству работой, снижению производительности и высокой текучести кадров. Все аспекты, начиная от знакомства с офисом и заканчивая обучающими материалами, требуют внимательного подхода и тщательной проработки. Главное — предоставить структурированную информацию, выбрать подходящий темп для каждого сотрудника и запастись терпением в процессе введения его в курс дела.
Как помочь новому сотруднику адаптироваться
Шаг 1. Укажите на парковку.
Обязательно покажите новому сотруднику, где находится парковка. Такие базовые детали, как место для стоянки, легко упустить из виду. Объясните, какие места зарезервированы за вашей компанией, и уточните, требуется ли специальный пропуск для парковки.
Шаг 2. Познакомьте с рабочим местом.
Подготовьте рабочее место нового сотрудника до его прихода. Убедитесь, что стол, телефон, компьютер и другие необходимые принадлежности готовы. Для специалистов рабочего профиля важно показать, где именно он будет выполнять свои задачи.
- Ничто не расстраивает новичка больше, чем отсутствие подготовленного рабочего места в его первый день, когда он старался прийти пораньше, чтобы произвести хорошее впечатление.[3] X Источник информации
Шаг 3. Проведите экскурсию по офису.
Не забудьте провести экскурсию по офису. Покажите, где находятся туалеты, склад, копировальные аппараты и кафетерий. Убедитесь, что новичок знает, где располагаются комната отдыха, чайник и микроволновая печь, а также аптечка и огнетушители.
- Создайте в компании карту основных помещений для облегчения экскурсии.
Шаг 4. Следите за обедами новичка.
Позаботьтесь о том, чтобы новичок не оставался на обеде в одиночестве. Часто это мелочь, но она может значительно повлиять на его настроение и самооценку. Обсудите с командой, чтобы новенький обедал в компании коллег.
Шаг 5. Найдите опытного наставника.
Назначьте опытного наставника для обучения нового сотрудника. Обычно обучение новых работников поручают тем, кто свободен или сидит рядом с новичком. Лучше всего, если это будет человек с хорошими коммуникативными навыками, который сможет делиться полезными советами и опытом.
- Наставник должен выполнять схожую работу, чтобы новому сотруднику было легче адаптироваться к обязанностям.
Как создать учебные материалы
Шаг 1. Подготовьте качественное учебное пособие.
Создайте структурированное учебное пособие. Начните с содержания, затем разбейте каждую тему на доступные подпункты, чтобы информация была логичной и понятной. Четкая структура подразумевает вводные сведения, более детализированную информацию и краткий итог.
- Печатное пособие позволит сделать заметки, а электронная версия поможет всегда иметь доступ к материалам.
Шаг 2. Включите описание обязанностей и результатов.
Обязательно добавьте описание служебных обязанностей и ожидаемых результатов. Это поможет новичку понять, что от него ожидается и как будет оцениваться его работа.
Шаг 3. Предоставьте информацию о коллегах и контактные данные.
Разместите схему иерархии компании, чтобы новичок знал, кто есть кто. Полезно также предоставить список сотрудников отдела с их контактными данными.
- Укажите важные контакты как внутри, так и вне компании, включая поставщиков и клиентов.
Шаг 4. Укажите нормы безопасности.
Включите информацию о правилах безопасности. В зависимости от вашего сектора, важно указать порядок действий в нештатных ситуациях и нормы безопасности. При необходимости обратитесь за разъяснениями в государственные органы.
Шаг 5. Расскажите о корпоративной культуре и ценностях.
Учебное пособие должно содержать информацию о корпоративной культуре, ценностях и истории компании. Это поможет новому сотруднику лучше понять, как он вписывается в коллектив.
Шаг 6. Составьте список ресурсов компании.
Создайте перечень доступных ресурсов. Это могут быть отчеты, рекламные материалы и старые презентации, хранящиеся в защищенном разделе сайта или внутренней сети.
- Убедитесь, что сотрудник знает, что эти материалы доступны, но не являются обязательными для изучения.
Как организовать процесс обучения
Шаг 1. Знакомьтесь с сотрудником.
Проводите время на беседы с новым коллегой. Узнайте о его семье, хобби и интересах, а также расскажите о себе.
- Это поможет новичку быстрее адаптироваться и стать частью команды.
Шаг 2. Найдите баланс между опекой и самостоятельностью.
Стремитесь к разумному балансу между недостаточной и чрезмерной опекой. Начинайте с общих тем и постепенно углубляйтесь в детали. Не стоит перегружать новичка информацией, но и не нужно вести его за руку на каждом шагу.
- Уделяйте время на перерывы, чтобы он мог усваивать информацию без стресса.
Шаг 3. Давайте простые задачи и будьте готовы отвечать на вопросы.
Давайте новичку задачи, которые не критичны для работы компании, и сообщите, что он всегда может обратиться за помощью. Так он будет чувствовать себя уверенно в своих силах.
- Практическое обучение часто более эффективно, чем теоретические занятия, поэтому не бойтесь поручать простые задачи.
Шаг 4. Учитывайте индивидуальный темп обучения.
Учитывайте, что все учатся с разной скоростью. Не спешите переходить к новой теме, пока предыдущая не усвоена. После обучения давайте задания, которые он сможет выполнить.
- Регулярно интересуйтесь, устраивает ли его темп обучения, чтобы избежать недопонимания.
- Хотя это может занять больше времени, хорошо подготовленный сотрудник принесет большую пользу.
Как создать положительное впечатление от обучения
Шаг 1. Не скупитесь на похвалу.
Хвалите новичка за успехи, это укрепляет его уверенность. Конкретные похвалы более ценны, чем общие комплименты.
- Например, можно сказать: «Вы отлично справились с заданием и даже выполнили его раньше срока!»
Шаг 2. Давайте конструктивную критику.
Не бойтесь указывать на ошибки. Если этого не делать, человек может продолжать их допускать. Критика должна быть конструктивной и поддерживающей.
- Например, можно сказать: «Вам будет проще, если...». Также полезно напомнить, что ошибки — это нормально и все их допускают.
Шаг 3. Позвольте новичку адаптироваться.
Постепенно увеличивайте объем обязанностей и не забывайте о поддержке после завершения обучения. Каждый сотрудник уникален и адаптация займет разное время.
- На то, чтобы привыкнуть к новым условиям, может уйти до года, в зависимости от человека и специфики работы.
Шаг 4. Собирайте отзывы о процессе обучения.
Регулярно собирайте мнения о программе обучения. Это поможет улучшить процесс. После завершения обучения спросите, что можно было бы изменить или улучшить в программе.
