Эффективные советы по организации рабочего стола

Работа за рабочим столом — это повседневная реальность для многих. Но когда ваше рабочее место захламлено и полным отвлекающих факторов, сосредоточиться на задачах становится сложно. После того как вы наведете порядок на столе, важно поддерживать его таким же аккуратным как можно дольше. Давайте рассмотрим, как правильно организовать пространство на рабочем месте.

Приведите в порядок свое рабочее место

Шаг 1. Уберите все с рабочего стола.

Первым делом уберите все предметы со стола. Сложите их в одну большую кучу. Теперь у вас есть возможность разложить их в порядке приоритета, но не спешите наводить порядок за одну минуту! Создание свободного пространства — это первый шаг.

• Обязательно уберите ВСЕ вещи со стола, даже если вы предполагаете, что нечто останется на месте. В общей куче должны оказаться: фотографии, растения и компьютер.

Шаг 2. Устраните мусор.

Избавьтесь от мусора. Вещи, которые вам больше не нужны, следует выбрасывать сразу. Возможно, вам захочется сохранить некоторые из них, но убедитесь, что они действительно вам пригодятся. Если в этом есть сомнения, отложите такие предметы в специальную коробку.

• Конфиденциальные документы стоит разорвать или измельчить перед утилизацией.
• Убедитесь, что вы выбросили всю бумагу, пластик и другие перерабатываемые материалы.
• Приверженцы чистоты на рабочем месте часто говорят: "если сомневаешься – выбрось".

Шаг 3. Протрите все поверхности стола.

Очистите поверхность стола. Даже если кажется, что на столе чисто, повторная уборка не повредит. Протрите экран компьютера, уберите пыль со стола и очистите ящики.

• Для чистки клавиатуры и труднодоступных мест используйте сжатый воздух.
• Для влажной уборки можно использовать смесь воды и белого уксуса (или специализированное моющее средство).
• Не забудьте протереть стол, ящики, полки и экраны (компьютера, телевизора).

Организуйте свое пространство

Шаг 1. Используйте полки эффективно.

Используйте полки для хранения. Вы можете установить их самостоятельно или приобрести в магазине. Полки лучше всего размещать прямо над рабочим столом или на соседней стене, в зависимости от вашего рабочего пространства и назначения полок.

• Для офисного рабочего места лучше повесить небольшие полки над столом.
• Если ваш стол стоит в комнате или спальне, поместите полки рядом, чтобы они не отвлекали внимание.
• Перед установкой определите, что именно будет находиться на полках, чтобы они подходили по размеру для ваших предметов.

Шаг 2. Подписывайте ящики и полки.

Разместите стикеры с подписями на ящиках и полках. Это поможет вам сразу понимать, для чего предназначен каждый ящик и полка. Это ключевой момент для организации. Вы можете использовать скотч или стикеры, а также приобрести красивые этикетки.

• Подписи должны быть четкими и конкретными. Так ваш ящик не превратится в "ящик для мусора".
• Можно применять цветовое кодирование для удобства (вместо подписей).
• Будьте аккуратны в написании, чтобы избежать путаницы с хранением предметов.

Шаг 3. Держите важные вещи под рукой.

Важно, чтобы необходимые вещи всегда были под рукой. Вы знаете, что именно вам нужно чаще всего, и эти предметы должны быть на виду. Например, в верхнем ящике под столом разместите то, что используете регулярно. Также важные вещи можно разместить на полках для легкого доступа.

• Определите несколько самых необходимых предметов, которые будут находиться на столе, например, линейка или калькулятор.

Шаг 4. Установите мусорное ведро рядом с столом.

Важно, чтобы рядом со столом находилось мусорное ведро. Это существенно упростит процесс удаления мусора, ведь вам не придется перемещаться, чтобы выбросить ненужные вещи. Таким образом, вы сможете поддерживать порядок на рабочем месте.

Упорядочите вещи по местам

Шаг 1. Начните сортировать предметы из кучи.

Начните расставлять вещи из кучи по местам. После того как вы очистили стол, у вас есть множество предметов, которые требуют внимания. Процесс сортировки должен быть тщательным и не оставлять ничего без внимания. Постепенно расставляйте по местам, выкидывая мусор. Важные вещи отложите отдельно для дальнейшего хранения.

• Не откладывайте на потом: сразу разбирайтесь с каждой вещью. Если нужно разорвать или уничтожить документ, сделайте это немедленно. Не ждите, чтобы выбросить ненужные мелочи.
• Если вам требуется более двух минут, чтобы разобраться с предметом, лучше отложить его и записать в список дел.
• Создайте три кучи: для предметов, которые будете хранить, для мусора и для тех, что еще не решили, что с ними делать.

Шаг 2. Соберите вместе вещи, которые не знаете, как организовать.

Соберите все вещи, с которыми вы не знаете, что делать. Эти предметы не должны находиться на столе, но вы не хотите выбрасывать их. Уложите их в одну коробку и храните в шкафу или кладовке.

• Вернитесь к этой коробке через месяц или полгода. Если за это время вы не использовали ни одну вещь, лучше выбросить их. Вероятность того, что они вам понадобятся, крайне мала.

Шаг 3. Разместите предметы на столе.

Теперь расставьте все предметы по столу. Берите по одной вещи из первой кучи и размещайте ее на столе, полке или в ящике. Ориентируйтесь на свои пометки или систему организации.

• Старайтесь избегать излишнего количества отвлекающих факторов на столе. Минимизируйте количество декоративных предметов, чтобы оставаться сосредоточенным на работе.
• Книги лучше хранить отдельно от рабочего стола. Если есть свободная полка, положите их туда.

Шаг 4. Регулярно следите за порядком на столе.

Регулярные уборки помогут поддерживать порядок. Чем чаще вы убираетесь, тем легче будет сохранить чистоту. В конце рабочего дня обязательно проверьте, в каком состоянии находится ваше место, и уберите ненужные бумаги и мусор.

• Если вы будете убирать в конце дня, то на следующее утро вернетесь на чистое рабочее место.
• Выделите один день в неделю или в месяц для более глубокой уборки, в зависимости от того, как быстро накапливаются ненужные вещи.

Выберите удобную систему организации

Шаг 1. Разложите вещи по своему предпочтению.

Организуйте вещи так, чтобы вам было удобно. У каждого человека свой подход к организации рабочего места в зависимости от вида деятельности. Но важно избавиться от отвлекающих факторов.

• Вы можете приобрести контейнеры и коробочки для разных предметов.
• Возможно, вам понадобится папка для документов или доска для заметок, чтобы прикреплять записки.
• Для работы могут понадобиться предметы, которые лучше всего подвесить на крючках.

Шаг 2. Держите под рукой только нужные инструменты.

На столе должны находиться только необходимые инструменты. Если вы работаете в офисе, не стоит размещать предметы для хобби на рабочем месте. Лучше выделите для этого отдельное место.

• Если вы заметили, что какой-то предмет используете редко или вообще не используете, уберите его со стола.
• Если вы часто пользуетесь чем-то, что не на столе, освободите для этого место.

Шаг 3. Применяйте новые подходы.

Не бойтесь пробовать новые методы организации. Если вам сложно поддерживать порядок, это может быть признаком того, что нужно изменить подход. Возможно, вам будет удобнее разместить некоторые вещи на полках или повесить на крючки вместо хранения в ящиках. Если вам трудно сосредоточиться на экране компьютера, возможно, стоит убрать все, что отвлекает, подальше от него.

• Поговорите с коллегами о том, как они организуют свое рабочее пространство. Возможно, их советы окажутся для вас полезными.