Опоздания на работу — это обычное явление, и часто они происходят по причинам, которые не зависят от нас, будь то болезнь ребенка или пробка на дороге. Независимо от причины, важно заранее уведомить своего начальника о задержке и объяснить, что произошло, когда вы доберетесь до офиса. Если вы часто опаздываете, рекомендуется отправить дополнительно электронное письмо с объяснением.
Как уведомить о задержке
Шаг 1. Оцените степень опоздания.
Сначала определите, насколько вы опаздываете. Учитывайте обстоятельства, из-за которых вы задерживаетесь, и подумайте, сколько времени вам нужно, чтобы добраться до работы. Если задержка составляет всего несколько минут, это не критично. В случае более серьезного опоздания обязательно сообщите об этом своему руководству.
- Убедитесь, сколько времени потребуется, чтобы разрешить текущую проблему. Если вы стоите в пробке, воспользуйтесь навигационным приложением для определения времени ожидания. Это поможет вам понять, как долго вы еще будете в пути.
- Если ваш начальник будет осведомлён о вашем времени прибытия, это поможет избежать лишнего напряжения и позволит ему скорректировать свой рабочий график.
Шаг 2. Позвоните на работу, если задержка превышает пять минут.
Если вы опаздываете более чем на пять минут, обязательно позвоните на работу. Если вы не уверены, что успеете, лучше предупредить, объяснив причину задержки и предполагаемое время прибытия.
- Даже если вы не знаете точного времени опоздания, лучше позвонить заранее.
Шаг 3. Учитывайте рабочие планы и предупреждайте заранее.
Помните о планах на день и, если это необходимо, предупреждайте раньше. Ваше опоздание может создать неудобства для других: если, например, в компании начинается важная распродажа или встреча, стоит сообщить об этом как можно скорее.
- Если вы заранее позвоните, коллега сможет подменить вас до вашего прихода.
Шаг 4. Попробуйте поговорить с руководством.
Когда вы дозвонитесь, попросите соединить вас с менеджером или заместителем директора, чтобы нужный человек получил ваше сообщение вовремя.
- Если необходимо передать важную информацию, лучше сообщить ее секретарю или офис-менеджеру, так как они зарегистрируют ваш звонок.
- Не стоит объяснять ситуацию коллеге, так как они могут отвлечься и забыть передать информацию.
Как извиниться лично
Шаг 1. Объяснитесь с начальством, как только доберетесь до работы.
Как только вы приедете на работу, сразу же извинитесь перед начальством. Это должно стать вашим первым приоритетом. Вероятнее всего, ваш руководитель поймет и простит, и вы сможете вернуться к своим обязанностям. В противном случае он сам может подойти к вам и спросить о причине опоздания.
- Извинитесь лично, даже если вы заранее звонили, чтобы предупредить о задержке.
- Если вы будете откладывать разговор из-за страха или занятости, это может создать впечатление, что вы не относитесь серьезно к своей работе, что негативно скажется на вашей репутации.
Шаг 2. Кратко объясните причину задержки.
Когда у вас появится возможность, объясните своему начальнику, что стало причиной вашего опоздания. Ваше объяснение должно быть ясным и искренним. Чем более сложной покажется причина, тем больше это будет выглядеть как попытка оправдаться.
- Избегайте лишних подробностей. Просто скажите: «Извините, я опоздал на несколько минут. У меня заболел ребенок, когда я собирался выходить».
- Не стоит упоминать о личных делах, которые не связаны с работой, например, о том, что вас отвлек телефонный звонок.
Шаг 3. Будьте искренни в своих словах.
Искренность — важный аспект ваших извинений. Ваш начальник должен почувствовать ваше раскаяние. Будьте честны и возьмите на себя ответственность за свои действия.
- Не смейтесь и не шутите, когда извиняетесь. Это может быть воспринято как неуважение к ситуации.
Шаг 4. Завершите разговор благодарностью.
В конце разговора обязательно выразите благодарность. Как бы ни отреагировал ваш начальник, постарайтесь найти слова благодарности. В конце концов, именно благодаря этому человеку у вас есть работа. Это поможет вам завоевать его расположение, особенно если реакция на ваше опоздание была негативной.
- Например, можно сказать: «Спасибо за понимание. Я постараюсь, чтобы это не повторилось».
- Быть смиренным перед руководством может быть сложно, но это лучший способ сгладить ситуацию, если опоздание было по вашей вине.
Как написать извинительное письмо
Шаг 1. Направьте письмо с извинениями, если опоздали сильно.
Если вы пришли на работу более чем на час позже, стоит отправить письмо с извинениями после личной беседы. Это покажет ваше раскаяние и позволит вернуть доверие начальства.
- Письмо особенно необходимо, если вы уже опаздывали раньше или если ваше опоздание стало причиной серьезных проблем для компании.
Шаг 2. Соблюдайте структуру официального письма.
Укажите ваше полное имя, адрес и электронную почту в начале письма. Затем укажите дату написания. После этого напишите имя руководителя, его электронную почту и адрес компании.
- Если компания большая, указывайте адрес вашего офиса, а не головного.
Шаг 3. Начните письмо с вежливого обращения.
Начните с обращения "Уважаемый(-ая)" и полное имя руководителя. Лучше использовать формальный стиль, даже если вы общаетесь более неформально.
- Например, "Уважаемый Виктор Михайлович" или "Уважаемая Ольга Петровна".
- Если вы не хотите использовать "Уважаемый(-ая)", можно пропустить это слово и просто указать имя и отчество.
Шаг 4. Извинитесь в основной части письма.
В основной части письма выразите свои извинения. Объясните, что вы хотите подчеркнуть важность извинений и не ограничиваетесь только устным разговором. Укажите причину опоздания, даже если обсуждали это ранее.
- Например: «Я сожалею, что опоздала на работу на два часа в пятницу, 10 августа 2018 года, из-за экстренной ситуации дома».
- Письмо должно быть кратким: обращение, объяснение и признание вины.
Шаг 5. Укажите, что вы понимаете последствия своего опоздания.
Объясните, что вы осознаете, как ваше опоздание могло повлиять на работу других. Письмо должно отражать ваше сожаление по поводу последствий.
- Например: «Я понимаю, что мое опоздание на встречу, назначенную на 10 утра, привело к потере клиента и снизило доверие к нашей компании».
Шаг 6. Завершите письмо планами по исправлению ситуации.
Расскажите, что вы собираетесь сделать, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Опишите конкретные шаги, которые вы предпримете.
- Например: «Я договорилась с соседом помочь с собаками, чтобы подобное не повторялось». Это покажет, что вы готовы работать над ошибками.
Шаг 7. Выразите благодарность.
В конце письма поблагодарите руководителя за понимание и терпение. Это позволит сгладить негативные эмоции и создать позитивный настрой для дальнейшего общения.
- Последняя фраза может быть простой: «Спасибо за понимание и за то, что учли мои планы по исправлению».
Шаг 8. Подпишите письмо от руки.
После последней строки оставьте место для подписи и подпишите письмо. Если отправляете электронное письмо, просто введите свое имя и фамилию.
- Можно добавить "С уважением" перед подписью. В больших компаниях полезно указать свою должность.
Как быть надежным сотрудником
Шаг 1. Не обманывайте и не придумывайте оправдания.
Не стоит придумывать причины опоздания. Важно понимать, что ваше желание избежать повторения ошибки важнее, чем сами причины. Если правда всплывет, это только усугубит положение.
- Даже небольшие неточности могут негативно повлиять на вашу репутацию. Например, ваш начальник может узнать, что пробок на дороге не было.
- Сделайте акцент на том, как ваше опоздание повлияло на других. Например, лучше сказать: «Спасибо, что смогли быстро изменить график», чем: «На трассе была пробка».
Шаг 2. Извиняйтесь по окончании встречи, если опоздали.
Не стоит извиняться сразу, когда вы приходите на важную встречу. Лучше незаметно войти и присоединиться к участникам.
- Старайтесь не шуметь, чтобы не привлекать лишнего внимания.
- Извинения в процессе встречи могут прервать рабочий процесс и усилить ваше напряжение.
Шаг 3. Предотвращайте опоздания в будущем.
Все мы иногда опаздываем, но если это становится привычкой, это создаст плохое впечатление. Даже если вы постоянно извиняетесь, регулярные опоздания укажут на вашу ненадежность.
- Начните выходить на полчаса раньше, чтобы у вас был запас времени на случай непредвиденных обстоятельств.
- Помните, что за постоянные опоздания вас могут дисциплинарно наказать или уволить.
