Навыки составления писем могут пригодиться каждому — на работе, в учебе или в личной жизни. В письмах можно выразить самые разные эмоции, от дружеских до романтических. В данной статье мы рассмотрим основные советы по написанию писем.
Создайте свое письмо
Шаг 1. Определите степень формальности письма.
Первое, что нужно сделать, это понять, насколько формальным должно быть ваше письмо. Это зависит от ваших отношений с адресатом. Например:
- Если вы обращаетесь к официальному лицу, будущему работодателю или научному руководителю, следует использовать формальный стиль.
- Для общения с текущим работодателем, коллегами, друзьями или знакомыми, можно выбрать полуформальный стиль.
Шаг 2. Выберите способ отправки: email или бумажное письмо.
Подумайте, как будете отправлять письмо. Это тоже влияет на его тональность.
- Формальные письма лучше печатать, а затем отправлять по почте, если только ситуация не требует срочности или адресат не предпочитает электронные сообщения.
- Неформальные письма могут быть отправлены как по электронной почте, так и написаны от руки.
- Полуформальные письма могут потребовать предварительного телефонного звонка, чтобы уточнить, как лучше продолжить переписку.
Шаг 3. Используйте бланк или укажите свой адрес в верхней части страницы (для формальных писем).
Если вы пишете формальное письмо, используйте официальный бланк или просто напишите свой адрес в верхней части страницы. Если у компании нет бланков, вы можете создать его самостоятельно. Также можно указать свой полный адрес слева на странице, учитывая разные форматы адресов в разных странах.
Шаг 4. Укажите дату.
После указания адреса, оставьте две строки и запишите дату. Если адрес пока не написан, то начните с даты, выровненной по левому краю.
- Указывайте полную дату, например, "1 января 2012", это будет выглядеть более профессионально, чем "1/1/2012".
- Для неформальных электронных писем указывать дату не обязательно, так как она будет отображаться в заголовке письма.
Шаг 5. Укажите имя, должность и адрес адресата (для формальных писем).
После даты, оставив две строки, укажите полное имя и должность получателя. Затем запишите название компании, адрес улицы, город, регион и почтовый индекс.
- Для электронных писем это не обязательно.
- Для неформальных и полуформальных писем достаточно указать имя и адрес на конверте.
- Если ваше письмо адресовано организации, укажите только ее название и адрес.
Шаг 6. Начните с приветствия.
Вид приветствия зависит от ваших отношений с получателем и формальности письма. Рассмотрим несколько вариантов:
- Для формальных писем к незнакомым адресатам подойдет "Уважаемые господа".
- Если вы знаете, кто получатель, можно использовать "Дорогой/ая #" или "Уважаемый/ая #".
- Для полуформальных писем подходят варианты "Привет" или "Дорогой/ая".
- В неформальных письмах можно использовать более дружелюбные обращения, такие как "Привет" или "Здравствуй".
Шаг 7. Укажите имя адресата после приветствия.
- В формальных письмах используйте титулы (г-н, г-жа) перед фамилией.
- В полуформальных письмах решите, стоит ли обращаться к получателю по имени. Безопаснее использовать титул, если нет уверенности.
- В неформальных письмах обращаться можно по имени, кроме случаев, когда это родственник старше вас.
Шаг 8. Перейдите к содержанию письма.
Начните основную часть письма, оставив две строки после приветствия. Если это личное письмо, начните с вопроса о делах человека. В деловом письме переходите сразу к сути.
Шаг 9. Определите суть вашего письма.
Подумайте, какую информацию вы хотите донести до получателя. О чем он должен узнать из вашего письма? Будь то новости о ценах или выражение благодарности. Помните, что цель письма — обмен информацией.
- Не пишите в порыве гнева. Если возникли сомнения, лучше отложите письмо на несколько дней, чтобы оценить ситуацию с другой стороны.
Шаг 10. Проверьте письмо перед отправкой.
Перед отправкой перечитайте письмо несколько раз, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. При необходимости дайте кому-то другому проверить его или используйте проверку грамматики в текстовых редакторах.
Шаг 11. Завершите письмо корректно.
Заключение должно быть вежливым. Оставьте две строки после последнего абзаца и напишите подходящее выражение для завершения.
- Формальные письма могут заканчиваться фразами "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями".
- Для полуформальных писем подойдут сокращённые версии формальных окончаний.
- В неформальных письмах можно использовать "С любовью" или "Твоя/ая".
Шаг 12. Подпишитесь.
Подпись зависит от формата письма.
- Для формальных писем оставьте четыре строки между окончанием и вашим напечатанным именем, затем подпишитесь.
- В формальных email просто напечатайте свое полное имя.
- Полуформальные письма могут включать имя или полное имя и фамилию.
- Неформальные письма не требуют указания фамилии, просто подпишите имя.
Шаг 13. Сложите письмо (если отправляете по почте).
Если вы отправляете письмо по почте, сложите его втрое, чтобы оно поместилось в конверт.
Шаг 14. Подпишите конверт (по желанию).
Если вы решите подписать конверт, сделайте это в его центральной части, если нет других отметок. Помните, что в разных странах действуют свои правила оформления конвертов.
Шаг 15. Укажите обратный адрес на конверте (по желанию).
Если ваше письмо не доставят адресату, некоторые почтовые службы вернут его отправителю по указанному адресу.
