Информационные письма, также известные как письма-представления, являются мощным инструментом в деловой переписке. Они помогают наладить контакт, запросить нужные сведения или представить новый продукт или услугу. Чаще всего такие письма адресуются незнакомым людям, что порой затрудняет выбор правильного тона и стиля. Однако есть несколько простых и эффективных приемов, которые сделают ваше письмо ясным, легким для восприятия и успешным в достижении поставленных целей.
Начинаем с вводной части
Шаг 1. По возможности, обращайтесь к конкретному получателю.
Если есть такая возможность, адресуйте свое письмо конкретному лицу. В идеале, информационное письмо должно быть направлено тому, кто его прочитает. Если же вы отправляете его на общий почтовый адрес или в компанию, куда планируете устроиться, и не знаете, кому именно оно попадет, приемлемо использовать формулировку "Всем заинтересованным лицам" или указать на контактное лицо, отвечающее за набор персонала.
- Начните письмо с указания своей должности, ученого звания или роли, а затем объясните, почему вы пишете. Обычно имя не указывается в начале, так как оно будет присутствовать в подписи внизу.
Шаг 2. Четко обозначьте свою цель.
Сформулируйте свою цель четко и ясно. В начале письма необходимо обозначить причину вашего обращения. Чего вы хотите добиться? Если работодатель или компания начнут задаваться такими вопросами, существует риск, что ваше письмо окажется в мусорной корзине, а не приведет к желаемому собеседованию.
- Перейдите к сути: "Сегодня я обращаюсь к вам, чтобы узнать о вакансии финансового контролера" или "Я пишу, чтобы представить характеристики нового продукта, который недавно был представлен нашей компанией" – такие формулировки идеально подходят для первых предложений письма.
Шаг 3. Установите подходящий тон и стиль.
Подберите подходящий стиль и тон для письма. При написании информационного письма важно придерживаться последовательного и профессионального стиля, который не будет слишком формальным или, наоборот, фамильярным. Тон вашего письма должен оставаться деловым, но в то же время не должен казаться холодным или механическим. Не забудьте добавить немного человеческого тепла, сохраняя при этом профессионализм.
- Частая ошибка начинающих авторов – это избегание сокращений до такой степени, что письмо начинает напоминать перевод, а не оригинал. Используйте сокращения, чтобы создать атмосферу беседы, но оставайтесь в рамках профессионализма.
- Не стоит пытаться продемонстрировать свои знания, заменяя простые слова на сложные. Это не магистерская работа, а информационное письмо. Используйте понятные слова и четко выражайте свои мысли.
Шаг 4. Установите личную связь.
Найдите возможность установить личную связь. Расскажите, как вы узнали о вакансии или компании, к которой обращаетесь, и опишите вашу связь с ней. После прочтения вашего письма у работодателя или HR-менеджера должно возникнуть четкое понимание того, кто вы, почему вы хотите эту работу и подходите ли вы для нее. Если связь достаточно сильная, вам предложат пройти собеседование и дадут шанс получить должность.
- Если у вас есть знакомые в этой компании или кто-то рекомендовал вам подать заявку, упомяните это в начале письма. Это может помочь адресату вспомнить вас: "О, вот о ком говорил Иван!". Это даст вам преимущество и поможет выделиться среди других кандидатов.
Переходим к основной части письма
Шаг 1. Свяжите свои навыки с целевой должностью.
Покажите, как ваши навыки соответствуют желаемой должности. Если вы хотите продемонстрировать свои квалификации, важно четко обозначить эту связь, объяснив, как ваш предыдущий опыт поможет вам справиться с новыми задачами, будь то новая работа, перевод или абсолютно новая область.
- Опишите свой опыт в соответствующей области, куда вы стремитесь попасть. Если ваше письмо направлено на определенную профессиональную сферу, полезно будет указать конкретные навыки и умения, чтобы увеличить шансы на успех.
- Желаемая работа – это не то же самое, что обладание необходимыми навыками для ее выполнения. Если в начале письма вы акцентируете внимание на своей готовности пройти собеседование из-за отличной квалификации, не нужно много раз это повторять. Фразы типа "Я действительно нуждаюсь в этой работе" не сделают вас более привлекательным кандидатом.
Шаг 2. Будьте предельно конкретны.
Укажите точное время, когда вы можете встретиться, или объясните, чего именно ожидаете в ответ на ваше письмо. Если вы хотите обсудить свои навыки на собеседовании, прямо скажите об этом. Если у вас есть возможность начать работу немедленно, не стесняйтесь сообщить об этом. Узнайте все, что возможно, о процессе отбора и задайте вопросы о следующих шагах.
- Сосредоточьтесь на письме, касающемся конкретной работы. Не обязательно прямо упоминать тип работы, но помните, к какому результату вы стремитесь, чтобы письмо соответствовало вашей цели.
Шаг 3. Не дублируйте информацию из резюме.
Избегайте повторения информации, которая уже содержится в вашем резюме. Перечисление своих дипломов, достижений и связей – не лучший подход для информационного письма. Повторение сведений, доступных в резюме, занимает пространство и отвлекает. Ваша цель – «продать» себя и сделать первый шаг к построению деловых отношений.
Шаг 4. Направьте письмо с просьбой о собеседовании.
Направьте письмо с целью получить приглашение на собеседование. Вряд ли вы получите желаемую работу только на основе письма. Оно должно стать первым шагом в установлении деловых отношений и шансом продемонстрировать свои способности как желаемого кандидата. Поэтому лучше всего перейти к сути, подчеркнуть свои навыки и связь с должностью, а затем попытаться продвинуться к следующему этапу, будь то собеседование или другой шаг в процессе набора.
- В заключении повторите ключевую информацию. Прежде чем закончить письмо, полезно еще раз кратко подчеркнуть, чего вы хотите, прямо и ясно.
Проверка и редактирование письма
Шаг 1. Проведите проверку и вычитку текста.
Не забудьте проверить и вычитать свое письмо. После написания черновика важно еще раз внимательно просмотреть текст и улучшить его. Все авторы знают, что работа считается завершенной только после проверки. После написания письма сложная часть позади, но вам все еще нужно оставить время для редактирования.
- Проверка включает не только исправление опечаток и ошибок. Посмотрите на свое письмо свежим взглядом: убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, а ваша мысль донесена правильно, и письмо достигло своей цели.
- Когда вы будете довольны качеством и содержанием письма, начните вычитку и ищите возможные ошибки, такие как опечатки и ошибки в разметке.
Шаг 2. Сделайте письмо простым и лаконичным.
Держите письмо простым и сжатым. Обычно информационные письма не должны превышать одну страницу или 300-400 слов. Поскольку вы пишете человеку, который может иметь много дел, длинные и запутанные письма вряд ли будут прочитаны внимательно. Очень жаль, если ваша работа окажется не замеченной.
Шаг 3. Обеспечьте правильное форматирование.
Убедитесь, что ваше письмо правильно оформлено. Оно должно иметь четкое разделение на вступление, основную часть и заключение. Если ваше письмо выглядит как один сплошной текст без приветствия и контактной информации, шансы получить приглашение на собеседование резко снижаются.
- Если это уместно, прикрепите резюме в конце письма. Информационное письмо должно в любом комплекте с заявлением быть первым.
- Убедитесь, что в письме указаны ваши контактные данные. Последний раз редактируя письмо, проверьте, чтобы в верхней части были указаны ваша электронная почта, номер телефона и другая важная информация.
Шаг 4. Рассмотрите возможность добавления постскриптума.
Не забудьте подумать о добавлении постскриптума. Некоторые эксперты по деловой переписке рекомендуют размещать важную и срочную информацию в виде P.S. к письму. Это может быть более эффективно, поскольку многие люди обрабатывают информацию в этом формате. Вместо того чтобы оставлять важные сведения в конце письма, постскриптум может помочь выделить ключевую информацию и сделать ваше письмо более запоминающимся.
