Если вы никогда не сталкивались с факсами или просто забыли, как их отправлять, то пришло время освежить свои знания. В мире существует множество типов факсимильных аппаратов, поэтому важно сначала ознакомиться с инструкцией, которая идет в комплекте с устройством. Отправка факса обычно начинается с составления сопроводительного письма, после чего вам необходимо ввести номер получателя и отправить факс.
Подготовка к отправке факса
Шаг 1. Напишите сопроводительное письмо.
Начните с создания сопроводительного письма. Факсы зачастую используются в офисах, и их может увидеть любой сотрудник. Поэтому сопроводительное письмо поможет гарантировать, что факс попадет именно к тому человеку, которому предназначен.
- В сопроводительном письме укажите ФИО получателя, содержание факса и количество страниц. Не забудьте также указать свои данные — ФИО и номер факса, чтобы получатель мог легко ответить.
Шаг 2. Наберите номер факса.
Следующий шаг — ввести номер факса. Это делается так же, как при наборе телефонного номера. Современные факсимильные аппараты обычно не требуют вводить код для местных отправок, но для междугородних вызовов это может быть необходимо. Удостоверьтесь, что вы знаете, нужно ли вводить код для вашего устройства.
- Код страны (например, для России это цифра "7") может понадобиться при местных звонках, если он используется вместе с кодом региона. Для международных вызовов код страны нужен почти всегда.
- При звонках на дальние расстояния внутри страны иногда нужно набирать "8". Обязательно ознакомьтесь с инструкцией или спросите коллег о вашем аппарате.
- Убедитесь, что вы вводите именно номер факса, а не телефонный номер. Эти номера часто печатаются рядом, и их легко перепутать.
Шаг 3. Проверьте ориентацию бумаги.
Важно убедиться, что лист бумаги вставлен правильной стороной в факс. Неправильное расположение может привести к отправке пустого факса, поскольку устройство не сможет отсканировать документ.
- Методы подачи бумаги могут варьироваться в зависимости от модели факса. Обычно на аппаратах есть знаки, указывающие, как правильно вставить лист. Найдите символ с изображением бумаги и обратите внимание на расположение линий — это поможет вам понять, как вставить лист.
Шаг 4. Убедитесь в правильном формате документов.
Отправляйте документы стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить материал нестандартного формата, это может вызвать застревание бумаги или повредить факс. Если необходимо отправить документ нестандартного размера, сделайте его копию на ксероксе и отправьте уже её.
- Наиболее распространенный формат бумаги для факсов — это A4.
Отправка факса
Шаг 1. Отправьте факс с вашего аппарата.
Теперь, когда все подготовлено, можно отправить факс. Вставьте бумагу правильной стороной, наберите нужный номер и нажмите кнопку "отправить". Обычно эта кнопка большая и хорошо заметная. Поздравляем, ваш факс отправлен!
- После нажатия кнопки вы услышите характерные звуки, которые подтверждают отправку. Через несколько минут вы получите сигнал, подтверждающий успешную отправку. Если что-то пошло не так, вы услышите неприятный сигнал — это значит, что нужно будет проверить аппарат.
Шаг 2. Отправка факса через интернет.
Вы также можете отправлять факсы через интернет. Существует множество онлайн-сервисов, которые предоставляют подобные услуги, но они могут быть платными. Это может быть отличным решением, если вы редко отправляете факсы и не хотите покупать факсимильный аппарат.
- PamFax — это хороший сервис для отправки факсов через Skype, но за него нужно будет заплатить.
- HelloFax — этот сервис отлично интегрируется с Google Drive и позволяет отправлять документы из Google Docs. В качестве тестирования вы можете отправить несколько факсов бесплатно, но затем потребуется подписка.
Шаг 3. Отправка факса по электронной почте.
В зависимости от номера факса, у вас также может быть возможность отправить документ бесплатно по электронной почте. Однако это предложение часто ограничено, и не все номера факсов подходят для такого способа.
- Проверьте возможность отправки факсов по электронной почте для конкретного номера в интернете.
- Используйте следующий шаблон для адреса: “remote-printer.First_Last@12345678910.iddd.tpc.int”.
- Замените номер факса (включая код страны и региона) и имя с фамилией на данные получателя.
- Не забудьте, что таким образом можно отправлять только текст, а PDF или другие файлы не подойдут.
