Статусный отчет — это прекрасная возможность сообщить своему начальнику о ходе выполнения заданий, даже если он не просил вас об этом. Такой отчет не только предоставит шефу информацию о прогрессе, но и повысит вашу уверенность в правильности выбранного направления. В этой статье мы рассмотрим основные шаги, чтобы ваш статусный отчет был понятным и привлекательным.
Создание статусного отчета
Шаг 1. Укажите название и дату отчета.
Начните с названия, которое включает дату, например, "Недельный отчет на 1 декабря" — это простой, но эффективный подход. Не забудьте добавить дату в сам отчет.{{#txtscrl:Название и дата отчета||Недельный отчет на 1 декабря}}
- Если отчет отправляется по электронной почте, укажите это в теме письма.
- Если это отдельный документ, разместите эти данные в заголовке вверху страницы.
Шаг 2. Уточните, о каком проекте идет речь.
Опишите проект, включая его название, назначение, даты начала и завершения, а также имена участников.{{#txtscrl:Дайте детали, уточняющие, что это за проект|Недельный отчет на 1 декабря|Сергеев К., Проект весенней уборки}}
Шаг 3. Опишите, что уже было сделано.
Укажите, какие задачи уже выполнены. Разделите этот пункт на части с заголовками, такими как "Сделано" или "Завершенные задачи".{{#txtscrl:Поясните, какая часть работы уже выполнена|Недельный отчет на 1 декабряСергеев К., Проект весенней уборки|Выполнено:&# 8226; Завершена первичная уборка пыли в западном крыле• Вынесена мебель из главного банкетного зала• Получено разрешение от Николаева на ремонт кладки в восточном кабинете• Заказаны новые рамы для окон, выходящих в восточный двор• Заменены все флуоресцентные лампы на энергосберегающие светодиодные лампы• Отремонтированы старые напольные часы в кабинете}}
- Не забудьте указать период, за который составляется отчет (неделя, месяц и т. д.).
- Используйте активные глаголы в начале предложений, такие как завершено, определено, разработано, организовано и т. д.
- Для краткого отчета достаточно 3-6 пунктов в формате списка.
Шаг 4. Перечислите задачи, запланированные на следующий период.
Составьте список того, что планируете сделать до следующего отчета. Подходит заголовок "Следующие шаги" или "Планируемые задачи".{{#txtscrl:К выполнению на следующий отчетный период|Недельный отчет на 1 декабряСергеев К., Проект весенней уборкиВыполнено:&# 8226; Завершена первичная уборка пыли в западном крыле• Вынесена мебель из главного банкетного зала• Получено разрешение от Николаева на ремонт кладки в восточном кабинете• Заказаны новые рамы для окон, выходящих в восточную часть двора• Заменены все флуоресцентные лампы на энергосберегающие светодиодные лампы• Отремонтированы старые напольные часы в кабинете|К выполнению:•• Подмести и натереть воском полы• Обновить покрытие паркета в банкетном зале• Заменить раскрошенные кирпичи в кабинете• Заменить рамы окон
- Укажите примерные сроки выполнения задач, если это возможно. Например: "Задокументировать изменения в конструкции опоры. (Срок: 2 дня)".
- Ссылайтесь на предыдущие планы, если они имеются.
- Для короткого отчета также достаточно 3-6 предложений.
Шаг 5. Укажите актуальные или потенциальные проблемы.
Обозначьте текущие или возможные проблемы, при необходимости уточните, нужна ли помощь. Подходящий заголовок — "Открытые вопросы" или "Проблемы и комментарии".{{#txtscrl:Оговорите актуальные или потенциально возможные проблемы|Недельный отчет на 1 декабряСергеев К., Проект весенней уборкиВыполнено:&# 8226; Завершена первичная уборка пыли в западном крыле• Вынесена мебель из главного банкетного зала• Получено разрешение от Николаева на ремонт кладки в восточном кабинете• Заказаны новые рамы для окон, выходящих в восточную часть двора• Заменены все флуоресцентные лампы на энергосберегающие светодиодные лампы• Отремонтированы старые напольные часы в кабинете|К выполнению:•• Подмести и натереть воском полы• О
- Возможно, у вас возникли трудности с поставщиками или вы хотите предложить улучшения в процессе работы. Включайте эти моменты в данный раздел.
- Если вы просто сообщаете о проблеме и не нуждаетесь в помощи, дайте понять, что планируете решить ситуацию самостоятельно. Фраза вроде "Мы планируем разобраться в этом в ближайшие пару дней" продемонстрирует, что вам не требуется вмешательство, кроме контроля ситуации.
- Если проблема не решится, у вашего руководителя не будет повода упрекнуть вас в том, что вы его не предупредили.
Шаг 6. Проверьте текст на ошибки и отправьте его адресату.
Не забудьте вычитать текст, убедившись в отсутствии ошибок, прежде чем отправить его тому, кому положено.{{#txtscrl:Проверка на ошибки|| &# 8227; Проверьте на наличие ошибок и отправьте тому, кому полагается}}
