Следуя простым рекомендациям, вы сможете эффективно организовать шкаф для хранения документов или даже целую комнату с такими шкафами.
Часть 1
Шаг 1. Подготовьте ваши документы.
Приступите к подготовке документов. Убедитесь, что все ваши бумаги имеют одинаковую маркировку, например, по названиям организаций или ФИО людей.
Шаг 2. Упорядочите документы по алфавиту.
Сортируйте ваши документы (или папки с ними) в алфавитном порядке. Начните с ближних документов и двигайтесь к дальним, начиная сверху и спускаясь вниз по шкафу, а также слева направо в общей системе хранения (если шкафов несколько).
Шаг 3. Оставьте пространство для новых документов.
Не забудьте оставить место для будущих документов или папок. Если ваши документы занимают 50% пространства в шкафу с четырьмя ящиками, не заполняйте полностью первые два ящика; лучше распределите документы по всем четырем ящикам наполовину. Учтите, что новые документы могут добавляться не только в конец, но и в алфавитном порядке.
Шаг 4. Возвращайте документы на место в срок.
Старайтесь возвращать документы на место сразу после использования. Периодически вам придется извлекать документы, но следите за тем, чтобы по завершении работы вы быстро возвращали их на место. Если документы будут накапливаться вне системы, потом их быстро найти будет трудно.
