Чтобы ваше совещание прошло на высоком уровне, необходимо тщательно к нему подготовиться. Совещания имеют ключевое значение во многих профессиональных областях. Приготовьтесь к следующему заседанию, следуя данным шагам.
Подготовка к совещанию
Шаг 1. Осознайте значимость подготовки к совещанию для всех сотрудников, особенно для менеджеров и руководителей.
Понимание процесса подготовки к совещанию крайне важно для каждого работника, особенно для лидеров и управляющих. Так же важно знать, когда целесообразно провести встречу, чтобы избежать ее ненужности.
Шаг 2. Определите формат вашего совещания:
- Информационное
- Креативное
- Для принятия решений
- Мотивационное
Шаг 3. Распределите роли и назначьте участников.
Обозначьте роли для участников. Возможные роли:
- Ведущий
- Помощник/Организатор
- Секретарь (для ведения записей)
- Хронометрист (для контроля времени)
- Участники
Шаг 4. Подготовьте уведомления с указанием даты, времени, повестки и места проведения.
Создайте уведомления, содержащие всю необходимую информацию, и разошлите их всем участникам заранее.
Шаг 5. Отведите время для обсуждения предыдущего совещания (если оно было).
Обсудите итоги предыдущего заседания, чтобы участники могли прояснить непонятные моменты или высказать свои мнения.
Шаг 6. Подготовьте необходимое оборудование и материалы.
Убедитесь, что все нужные вещи расставлены по местам. Подготовьте помещения, расставьте столы и стулья, обеспечьте участников ручками и блокнотами. Разместите графин с водой и стаканы на столах.
Шаг 7. Призовите присутствующих к порядку.
Начните совещание, призвав всех к вниманию. Установите цели и представьте повестку дня, включающую список тем и время для каждой из них. Например: "1. Обсуждение выполнения предыдущих целей (15 минут), 2. Определение будущих целей (20 минут), 3. Выбор основных пяти целей (10 минут)."
Шаг 8. Перед началом встречи передайте участникам журнал учёта или листок для подписей.
Перед началом заседания передайте всем журнал учёта или просто лист бумаги, где они смогут записать свои имена. Эти данные понадобятся для составления протокола.
Шаг 9. Поручите секретарю фиксировать ключевые моменты обсуждения.
Шаг 10. В завершение совещания уточните, есть ли у участников вопросы по другим темам.
В конце встречи спросите, есть ли у кого-то дополнительные вопросы. Назначьте дату следующего совещания и завершите заседание.
