Электронная почта, как и любое другое общение, подразумевает свои правила и нормы. Если вам необходимо написать письмо с просьбой о получении обратной связи на работе или в учебе, стоит уделить внимание формулировкам, структуре и выбранному времени для отправления. Это поможет вам добиться максимальной эффективности. Будьте вежливыми, пунктуальными и краткими, чтобы получить желаемую информацию.
Как запросить обратную связь на рабочем месте
Шаг 1. Обратитесь к подходящему человеку.
Выберите для обращения человека, который сможет оценить вашу работу. Это чаще всего ваш непосредственный начальник или более опытный коллега. Они обладают нужным опытом и могут дать вам полезные комментарии.
Шаг 2. Будьте скромными в письме.
Поддерживайте скромный тон в письме. Следуйте общепринятым стандартам деловой переписки в вашей компании. Скромность может помочь вам получить необходимый отзыв, но не переусердствуйте — если слишком сильно занижать свои достижения, это может создать впечатление, что вы не знаете, что делаете. Формулируйте свои вопросы так, чтобы подчеркивать прогресс по проектам. Это даст вашему начальнику понять, что вы активно работаете. Вот несколько примеров:
- "Я готовила презентацию, которая нужна завтра, и у меня возникли сомнения по поводу формата. Я не уверена, что верно понимаю стандарты в нашей компании. Прикрепляю презентацию и была бы признательна, если бы Вы взглянули на нее и прокомментировали, все ли в порядке. Спасибо за помощь!"
- Не забудьте выразить благодарность.
Шаг 3. Концентрируйтесь на конкретных аспектах.
Обсуждайте конкретные моменты. Это поможет избежать размытости и бесполезных вопросов. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет", если это не критически важно. Избегайте перегрузки вашего собеседника множеством вопросов сразу.
- Например, "Я не знаю, как действовать с делом Петрова. Клиент не отвечает на мои письма, и поскольку это важное задание, я решил посоветоваться с Вами о дальнейших действиях."
- Если вам нужен общий обзор или отчет о вашей деятельности, четко обозначьте это. Будьте вежливыми и краткими в своих просьбах. Например, можно запросить отчет о вашей производительности. Если хотите собрать мнения подчиненных, лучше организовать анонимный опрос.
Шаг 4. Благодарите за ответ.
Не забудьте поблагодарить человека за ответ. Если вам посоветуют больше работать или сообщат, что ваша работа нуждается в доработке, объясните, как планируете исправить ситуацию. Постарайтесь не отвечать сразу — дайте себе время осмыслить полученную информацию.
- Ответьте не позднее чем через 1–2 дня.
Как запросить отзыв в учебе
Шаг 1. Представьтесь.
Обязательно представьтесь. Преподаватель может иметь множество студентов, особенно в университете. Укажите свое имя, фамилию, номер группы и факультет. Если вы старшеклассник или на подготовительном курсе, укажите свой класс, чтобы преподавателю было легче вас идентифицировать.
Шаг 2. Соблюдайте деловой стиль.
Не выходите за рамки официального общения. Студентам порой сложно определить стиль общения с преподавателями. Если ваш преподаватель уже писал вам, придерживайтесь его стиля. Формулируйте свои мысли так: "Я не уверена, что правильно поняла задание. У меня есть несколько вопросов по работе."
Шаг 3. Будьте краткими.
Сократите текст до сути. Не пытайтесь объяснять весь контекст, если он не критически важен для понимания ваших вопросов. Например, если вам нужно продлить срок сдачи работы, преподавателю могут понадобиться дополнительные детали, но если вы просто хотите задать вопрос, не стоит рассказывать о своих обстоятельствах, если это не актуально.
Шаг 4. Не откладывайте просьбу до последнего момента.
Не оставляйте просьбу об обратной связи на последний момент. Преподаватель вряд ли будет рад помогать вам накануне сдачи работы. Если вы вынуждены обращаться в последний момент, пишите кратко и извиняйтесь за беспокойство, чтобы повысить вероятность получения ответа.
Шаг 5. Соблюдайте указанный формат.
Используйте формат, который указал преподаватель. Часто преподаватели требуют определенный формат для выполнения задания. Например, если они попросили отправить работу в формате .doc, не отправляйте в .pdf или .pages. Если не знаете, какой формат использовать, лучше уточните у преподавателя.
Шаг 6. Запрашивайте отзыв на уже сданные работы или экзамены.
Попросите отзыв о работе, которую вы уже сдали, или о вашем экзаменационном выступлении. Напишите преподавателю вежливое письмо. Если у него есть приемные часы, лучше обратиться лично. Скажите: "Я сдал экзамен не так хорошо, как ожидал. Могли бы Вы указать ошибки, чтобы мне было проще подготовиться к следующему экзамену?" Обычно преподаватели охотно помогают в таких случаях.
Как запросить отзыв на письменную работу
Шаг 1. Начните с обращения к знакомому.
Обратитесь сначала к тому, кого вы знаете лично. Если хотите получить подробный отзыв, лучше обратиться к другу или коллеге. Пишите так, как обычно общаетесь. Не отправляйте свою работу сразу, если не уверены, что человек согласится помочь.
- Включите короткий отрывок или описание, если это уместно.
Шаг 2. Свяжитесь со специалистом.
Если вам важно мнение профессионала, напишите специалисту в этой области и поясните, о каком проекте идет речь и почему вам нужен отзыв. Не давите на собеседника — просто вежливо предложите подумать над вашим запросом. Скажите: "Я пойму, если у вас не будет времени на это." Возможно, стоит спросить, не порекомендует ли он другого эксперта.
Шаг 3. Не отправляйте работу сразу.
Не прикрепляйте свою работу к первому письму. Если вы не укажете, что работа оплачивается, такое письмо может остаться без ответа. Если обращаетесь к известному человеку, он вряд ли ответит, так как получает много подобных запросов. Лучше начать с обращения к друзьям, коллегам или преподавателям, они могут быть более отзывчивыми.
Шаг 4. Четко укажите, какой отзыв вам нужен.
Объясните, какой именно отзыв вам нужен. Если хотите услышать только положительное, дайте знать. Опишите, нужен ли вам детальный анализ или общие комментарии. Укажите, стоит ли оценивать стиль, грамматику и структуру вашей работы. Это поможет рецензенту понять ваши ожидания.
- Положительный отзыв не обязательно будет неконструктивным. Если в отзыве объяснят, почему что-то понравилось, вы получите полезную информацию о своей работе.
- Если получите негативный отзыв, дайте себе время, чтобы его осмыслить. Если отзыв от друга, скорее всего, он хочет помочь. Если оценку дает преподаватель, не стоит отвечать резко, даже если вы расстроены. Поблагодарите за помощь и примите этот опыт. Постепенно вы увидите, что этот отзыв был вам полезен, даже если форма его подачи была неприятной.
Шаг 5. Позвольте время для ответа.
Дайте человеку время на ответ. Если вы запрашиваете подробный отзыв на большой проект, не ожидайте ответа через день или неделю. На анализ значительной работы требуется время. Если есть крайний срок, сообщите об этом и, возможно, предложите дату для исправлений. Но помните, что у человека есть свои дела.
Шаг 6. Выразите благодарность.
Не забудьте поблагодарить человека за помощь. Если это был друг, можете сделать небольшой подарок, например, коробку конфет. Если отзыв давал преподаватель, напишите благодарственное письмо. Игнорирование благодарности может создать у человека чувство, что его использовали, и в будущем будет сложнее обратиться за помощью.
Как получить обратную связь от клиентов
Шаг 1. Избегайте множества вопросов.
Не перегружайте клиентов вопросами. Люди получают много просьб о прохождении опросов от разных компаний. Если вы хотите, чтобы клиент не удалил ваше письмо сразу, задайте всего пару вопросов.
Шаг 2. Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа.
Формулируйте вопросы так, чтобы они подразумевали развернутые ответы. Не спрашивайте, "Рекомендуете ли вы нас своим друзьям?", лучше спросите: "Как бы вы описали нас другим?" Такие вопросы помогут вам получить более ценную информацию.
Шаг 3. Обещайте клиенту быстрый ответ.
Обещайте клиенту, что ответите как можно скорее. Это создаст у него чувство значимости его мнения. Если клиент будет уверен, что его отзыв будет учтен, он напишет более искренние комментарии.
- При ответе на отзывы будьте честными и профессиональными. В современном мире можно легко потерять репутацию, если вести себя непрофессионально.
Шаг 4. Избегайте тяжелой графики.
Не используйте flash-графику и другие элементы, которые долго загружаются. Если у клиента медленное соединение, он, вероятно, удалит ваше сообщение, если оно загружается слишком долго. Помните, отзыв нужен вам, а не клиенту.
Шаг 5. Выберите подходящий шрифт и формат.
Убедитесь, что ваше письмо выглядит аккуратно и профессионально. Сообщение, написанное шрифтом Comic Sans и с некачественной графикой, вряд ли произведет положительное впечатление. Используйте стандартные шрифты (Times New Roman, Arial), если не разбираетесь в дизайне, и избегайте излишнего количества графики.
Шаг 6. Обеспечьте хорошую читаемость на всех устройствах.
Убедитесь, что текст будет удобно читать на любых устройствах. Одноколоночный текст будет более удобным, чем многоколоночный. Шрифт не должен быть слишком мелким, а письмо должно быть легко читаемым как на ноутбуке, так и на телефоне или планшете. В современном мире многие читают почту на мобильных устройствах, и ваше письмо должно соответствовать этому формату.
